Wie werde ich Teamassistent*in?
Teamassistentinnen und -assistenten sind organisatorisch und administrativ in verschiedenen Teams und Projekten eines Unternehmens tätig. Sie sorgen für den reibungslosen Ablauf von Routinetätigkeiten innerhalb ihrer Abteilung und unterstützen Team-, Abteilungs- und Bereichsleiter*innen und ihre Kolleginnen in deren Aufgabengebieten. In ihren Aufgabenbereichen haben Teamassistentinnen und -assistenten oft einen hohen Grad an Eigenverantwortung und Selbständigkeit.
Sie arbeiten in verschiedenen Industrie-, Handels-, und Dienstleistungsunternehmen sowie bei öffentlichen Organisationen und Institutionen. Sie arbeiten eigenständig sowie im Team mit Kolleg*innen aus den verschiedensten Unternehmensbereichen und stehen in engem Austausch mit ihren Vorgesetzten.
Steckbrief
Benötigte Abschlüsse
PflichtschuleBerufsgruppen
Büro & HandelBerufsfelder
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Arbeiten als Teamassistent*in
Arbeitsumfeld
Teamassistentinnen und -assistenten unterstützen Team-, Abteilungs- und Bereichsleiter*innen in ihren Aufgabengebieten und sind in Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche beschäftigt. Sie organisieren den reibungslosen Ablauf der Abteilung und erledigen administrative und organisatorische Tätigkeiten ebenso wie bereichsspezifische inhaltliche Arbeiten.
Zu den administrativen/organisatorischen Aufgaben von Teamassistentinnen und -assistenten gehören die Organisation und Koordination von Besprechungen, Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen. Sie bereiten Meetings organisatorisch und inhaltlich vor, sorgen z. B. dafür, dass alle Unterlagen und Materialien in ausreichender Zahl vorhanden sind und das technische Equipment funktioniert. Sie betreuen Geschäftspartner und Teilnehmer*innen während der Meetings, führen das Protokoll und fassen die Ergebnisse zusammen. Teamassistentinnen und -assistenten führen die interne und externe Korrespondenz, verwalten E-Mails und leiten diese an die jeweiligen Empfänger weiter, erstellen Präsentationen und Übersichten, kümmern sich um Spesen- und Reiseabrechnungen, erledigen die monatliche Honorarverrechnung, erstellen Mahnungen, verwalten Termine, führen die laufende Ablage und kümmern sich um die allgemeine Aktenpflege.
Die inhaltlichen Tätigkeiten sind je nach Branche weit gefächert und reichen von einfachen Assistenzarbeiten bis hin zur weitgehend selbstständigen Bearbeitung von Aufgabenbereichen. Zu typischen Aufgaben zählen vorbereitende Arbeiten für das Management und die Abteilungsleitung, wie das Erstellen von Berichten und Präsentationen, das Vorbereiten von Verträgen und Schriftstücken oder das Erfassen von Daten (z. B. Kunden- und Lieferantendaten). Sie unterstützen ihre Vorgesetzten im unternehmensinternen Reporting durch die Vorbereitung von Auswertungen und Analysen und Berechnung von Kennzahlen. Das eigenverantwortliche Betreuen von Mitarbeiter*innen, die Unterstützung bei der Mitarbeiterführung und Personalauswahl kann ebenso zu ihrem Tätigkeitsbereich gehören, wie die Mitarbeit bei Marketingaktivitäten oder im Rechnungswesen und Bereichscontrolling.
Oft stellt dieser Beruf den ersten Schritt für eine langfristige Karriere in leitender Funktion in allen wirtschaftlichen und kaufmännischen Bereichen eines Unternehmens dar.
Aufgaben
- Vorgesetzte unterstützen, mitunter auch vertreten, von Routineaufgaben entlasten
- Telefonate führen, Schriftverkehr abwickeln, je nach Unternehmen auch fremdsprachig
- Briefe, Verträge und andere Dokumente nach Stichworten, schriftlicher Vorlage oder Diktat erstellen
- Termine und Tagesabläufe für die Vorgesetzten einteilen und koordinieren
- Dienstreisen planen und organisieren
- tägliche Geschäftskorrespondenz erledigen
- Spesen- und Reisekostenabrechnungen durchführen
- Rechnungen erstellen und prüfen
- Besprechungen, Meetings, Veranstaltungen (Tagungen, Konferenzen) planen, organisieren und vorbereiten
- Team bei der Projektabwicklung unterstützen
- Veranstaltungen organisieren
- Präsentationsunterlagen erstellen
- Qualitätsprüfung und Qualitätssicherung
- an Besprechungen und Verhandlungen teilnehmen, Notizen aufnehmen, Sitzungs-Protokolle erstellen
- betriebswirtschaftliche Daten, Kennzahlen und Statistiken sammeln und auswerten
- Konzepte für Verträge und Angebote erarbeiten und vorlegen
- im Bereich Personalwesen mitwirken und bei der Personalauswahl und -einstellung assistieren
- Kontakte zu Lieferant*innen, Kund*innen, Geschäftspartner*innen, Kreditinstituten und Behörden pflegen
- Datenbanken, Betriebsbücher, Terminkalender, Personal-, Dienst- und Urlaubslisten führen
Arbeitsmittel und Ausrüstung
Teamassistent*innen arbeiten mit Computern, Laptops, Tablets, Officeprogrammen, Datenbanken, Netzwerken und Planungs-, Kalkulations- und Präsentationssoftware. Sie führen betriebliche Unterlagen wie Besprechungs- und Sitzungsprotokolle, Akten, Projekt- und Reiseunterlagen, Unterschriftenmappen und Verträge sowie Kund*innen-, Geschäftspartner*innen- und Lieferant*innenkarteien und Terminkalender.
Sie verwenden Bürogeräte wie Kopierer, Drucker, Scanner und Präsentationsmittel wie Flipcharts und Beamer sowie Kommunikationsmittel wie Telefone, Mobiltelefone, E-Mail und Internet.
Benötigte Fähigkeiten
Spezielle Software-KenntnisseDatensicherheit & DatenschutzFremdsprachenkenntnisseDeutschkenntnisse (für Deutschland, Österreich und die Schweiz)Rhetorisches GeschickWirtschaftliches VerständnisPräsentationsfähigkeitMathematisches VerständnisKommunikationsfähigkeitProblemlösungskompetenzKontaktfreudigkeitKundenorientierungVerhandlungsgeschickAufmerksamkeitBelastbarkeitEntscheidungsfreudigkeitFlexibilitätFreundlichkeitRechts- und GerechtigkeitsempfindenDiskretionGepflegtes ErscheinungsbildKoordinationsfähigkeitOrganisationsfähigkeitSystematikVideostories zu diesem BerufAlle Videostories
Aus- & Weiterbildung
Ausbildung und Voraussetzungen
Der Beruf des/der Teamassistent*in setzt in der Regel eine kaufmännische Ausbildung voraus. Diese Ausbildung können Interessierte im Bereich der Schulausbildung (z. B. HAK) einer kaufmännischen Lehre oder eines Universitäts- oder Fachhochschulstudiums (z. B. Betriebswirtschaft) erwerben. Eine technische oder juristische Ausbildung kann ebenfalls vorteilhaft sein, sollte aber mit einer kaufmännischen Ausbildung ergänzt werden.
Je nach Branche und Tätigkeitsbereich sind z. B. auch technisches Interesse und Verständnis der jeweiligen Produkte des Unternehmens hilfreich, um in diesem Beruf erfolgreich arbeiten zu können.
Besondere Ausbildungsangebote wie z. B. das Hochschulprogramm BLuE der Pädagogischen Hochschule Salzburg (BLuE = Bildung, Lebenskompetenz und Empowerment) richten sich an Personen mit kognitiven und psychischen Beeinträchtigung und wollen diesen eine Berufsausbildung und den Zugang zu einer qualifizierten Tätigkeit im Bereich der assistierenden Dienstleistungen, Verwaltung und pädagogischen, sozialen Unterstützung ermöglichen. Für nähere Informationen zu diesem Programm vergleiche die Ausbildungsbeschreibung.
Wichtige Ausbildungsinhalte:
- Allgemeine Betriebswirtschaft
- Büroorganisation
- Teamassistenz
- Management-Assistenz
- Rhetorik und Kommunikation
- Präsentationstechniken
- Buchhaltung, Kostenrechnung
- Terminplanung, Termincontrolling
- Datenbanken
- Dokumentation
Weiterbildung und Spezialisierungen
Teamassistent*innen sind beruflich immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt und sollten daher ihr Fachwissen, ihre Methodenkompetenzen und sozialen Kompetenzen laufend ergänzen und vertiefen.
Weiterbildungseinrichtungen wie z. B. das Berufsförderungsinstitut (BFI) und das Wirtschaftsförderungsinstitut (WIFI) führen für viele Tätigkeitsbereich von Teamassistent*innen Weiterbildungskurse und Lehrgänge durch. Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Weiterbildungseinrichtungen, die Kurse und Lehrgänge für entsprechende Fach- und Sozialkompetenzen anbieten.
In größeren Betrieben werden zur kaufmännischen Weiterbildung auch innerbetriebliche Kurse bzw. Seminare durchgeführt, teilweise in eigenen Akademien.
Vor allem Fachhochschullehrgänge und Universitätslehrgänge sowie Managementakademien bieten in weiterer Folge ebenfalls eine Möglichkeit sich in relevanten Bereichen weiterzubilden und höher zu qualifizieren. Des weiteren bieten sich für Teamassistent*innen Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Höherqualifizierung in Form eines Bachelor- oder Masterstudiums bzw. eine Zweitstudiums.
Außerdem ist für Teamassistent*innen die laufende Lektüre von Fachzeitschriften (online und offline), der Besuch von facheinschlägigen Seminaren, die Vernetzung bei Veranstaltungen und Kongressen und die Teilnahme an einschlägigen Netzwerken (online und offline) eine wichtige Möglichkeit, um sich auf dem neuesten Stand zu halten.
Weiterbildungsbereiche sind beispielsweise:
- Management und Bürokommunikation
- Personalwesen
- Kostenrechnung, Controlling
- Verkauf und Vertrieb
- Marketing und PR
- Projektmanagement
- Präsentations- und Kommunikationstechniken
- Fremdsprachen
- E-Commerce
- betriebliche Software-Programme
- Internet, Social Media und Multimedia
- Datensicherheit und Datenschutz
- Dokumentation
Entwicklung und Karriere:
Nach mehrjähriger beruflicher Erfahrung und Zusatzqualifikationen können Teamassistent*innen zu Teamleiter*innen, Projektleiter*innen oder Büroleiter*innen, zur Managementassistenz und in weiterer Folge unter Umständen zur Abteilungsleitung aufsteigen und führen als solche Mitarbeiter*innen und Teams.
Damit ist häufig eine fachliche Spezialisierung beispielsweise auf die Bereiche Human Resources, Finanzen, Controlling, Verkauf/Vertrieb, Marketing etc. verbunden.