Wie werde ich Event Manager*in?
Event-Manager*innen planen und organisieren Großveranstaltungen im Sport-, Kultur- und Unterhaltungsbereich, wie zum Beispiel Festivals, Konzerte, Konferenzen, Tagungen und Messen und Tagungen. Im privatwirtschaftlichen Bereich organisieren sie für Unternehmen diverse Marketing-, PR- und Verkaufsveranstaltungen.
Event-Manager*innen evaluieren das Zielpublikum (welches das Event besuchen wird), holen Angebote von Serviceanbietern (Musik, Catering, Dekoration) ein und bestimmen und buchen den Veranstaltungsort ("Location"). Sie wickeln den Telefon-, E-Mail- und Schriftverkehr ab, erstellen das Event-Programm und versenden Einladungen, Prospekte und Broschüren.
Event-Manager*innen arbeiten im Team mit Fachkräften aus den Bereichen wie Werbung, PR, Event-Technik und Catering zusammen.
Steckbrief
Benötigte Abschlüsse
Allgemeine Hochschulreife, Berufsbildende höhere Schule, Universität / FachhochschuleEmpfohlene Ausbildungen
BachelorBerufsfelder
Arbeiten ohne örtliche Bindung, Arbeiten mit Daten & Zahlen, Arbeiten in der Planung, Arbeiten in Design, Kreativität & Gestaltung, Arbeiten in Kundenservice & -BetreuungEinstiegsgehalt als Event Manager*in
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Arbeiten als Event Manager*in
Arbeitsumfeld
Event-Manager*innen sind für die Konzeption, Planung und Durchführung von Veranstaltungen aller Art zuständig. Dazu zählen Veranstaltungen im Kunst/Kultur-, Freizeit/Sport- und Wissenschaftsbereich, sowie Veranstaltungen von Unternehmen wie Betriebsfeiern, Jubiläen oder Produkteinführungen. Sie arbeiten bei PR- oder Veranstaltungsagenturen, bei kulturellen Institutionen wie Theaterbühnen, Konzerthäuser oder bei Messe-, Tagung- und Kongresszentren.
Ihr Aufgabenbereich ist sehr umfangreich: sie gestalten und konzipieren Programme, erstellen Arbeits- und Ablaufpläne, holen Angebote für die technische Ausstattung (wie Licht, Musik, Video, Bühne) und buchen Catering- und Security-Dienste. Sie kalkulieren die Kosten und achten auf die Einhaltung von Budgets. Sie führen weiters die Presse- und Werbearbeit durch und verschicken Informationen, Broschüren und Einladungen.
Sie informieren die Medien über das Event und leiten Werbemaßnahmen wie die Schaltung von Werbespots und Inseraten in Zeitungen, TV oder Hörfunk ein. Darüber hinaus verhandeln sie Verträge mit Künstler*innen, Musiker*innen und Vortragenden.
In erster Linien sind die für den reibungslosen Ablauf aller Programmpunkte am Eventtag zuständig. Während der Veranstaltung überwachen und koordinieren sie den Ablauf und stehen für "Troubleshooting" bereit, d.h. sie greifen sofort aus, falls es Probleme gibt (z.B Ausfall von Technik, nicht-eintreffendes Catering und dergleichen). Nach Ablauf des Events rechnen sie die Kosten ab und kontrollieren das Budget. Nach Ablauf einer Veranstaltung rechnen sie die Kosten ab und kontrollieren das Budget.
Aufgaben
- Events/Veranstaltungen planen, organisieren und durchführen
- Besprechungen mit Auftraggeber*innen durchführen, Budget- und Kostenrahmen festlegen
- Angebote und Kostenvoranschläge einholen
- Veranstaltungsorte (Locations) auswählen und buchen
- technische Ausstattung und technisches Personal organisieren
- Serviceleistungen wie Catering, Dekoration, Security buchen und organisieren
- Zeit- und Ablaufpläne erstellen
- mit Künsterler*innen, Musiker*innen, Moderator*innen usw. verhandeln und Verträge vergeben
- Einladungen aussenden, Medien informieren, Werbemaßnahmen veranlassen
- den Ablauf des Events überwachen und koordinieren, für Troubleshooting bereitstehen, Probleme lösen
- Kosten und Budgets kontrollieren, Nachbesprechung durchführen
- Betriebsbücher, Dokumentationen, Datenbanken führen
Arbeitsmittel und Ausrüstung
Event-Manager*innen arbeiten mit Computern und Laptops und betrieblichen Softwareprogrammen. Zur effizienten Kommunikation verwenden sie Telefonanlagen, Mobiltelefone, eventuell auch Funkgeräte, aber auch Video- und Onlinekommunikation. Sie bedienen Drucker, Scanner, Fax- und Kopiergeräte, führen Datenbanken und Dokumentationen und verwenden diverses Büromaterial. Für ihre Präsentationen benutzen sie Flipcharts, Beamer und Videos.
Benötigte Fähigkeiten
Spezielle Software-KenntnisseDatensicherheit & DatenschutzRhetorisches GeschickWirtschaftliches VerständnisKünstlerische FähigkeitenPräsentationsfähigkeitAusdrucksstärke in Wort und SchriftArgumentationsgeschickOffenheitFührungsqualitätenKommunikationsfähigkeitProblemlösungskompetenzKontaktfreudigkeitKundenorientierungBegeisterungVerhandlungsgeschickAufmerksamkeitBelastbarkeitFlexibilitätOrganisationsfähigkeitSelbstbewusstseinSpontanitätZielstrebigkeitGepflegtes ErscheinungsbildFührerscheinKoordinationsfähigkeitKreativitätFachkenntnisse im UnternehmensrechtVideostories zu diesem BerufAlle Videostories
Aus- & Weiterbildung
Ausbildung und Voraussetzungen
Event-Manager*innen sind häufig im Bereich Tourismus, Freizeitwirtschaft oder Kultur- und Kongressmanagement ausgebildet. Auch eine kaufmännische/betriebswirtschaftliche Ausbildung ermöglicht den Zugang zu diesem Beruf.
Wichtige Ausbildungsinhalte:
- Betriebswirtschaft
- Budgetierung, Kostenrechnung, Controlling
- Event-Management, Tagungs- und Kongressmanagement
- Eventtechnik, Eventlogistik
- Planung und Organisation
- Teamleitung, Mitarbeiter*innenführung
- Rhetorik und Kommunikation
- Interkulturelle Kompetenzen
- Projektmanagement
- Fremdsprachen
Weiterbildung und Spezialisierungen
Event-Manager*innen sind beruflich immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Voraussetzung für Erfolg in diesem Beruf ist es, auf dem neuesten Entwicklungsstand zu bleiben und das Fachwissen laufend zu ergänzen und zu vertiefen.
Wichtige Weiterbildungsbereiche für Event-Manager*innen sind beispielsweise:
- Teamführung
- Eventtechnik, Videokonferenz-Management
- Projektmanagement, Kostenrechnung, Controlling
- Fremdsprachen
- Social Media
- Rhetorik und Kommunikation
- Marketing und neue Marketingtechnologien
- Kundenberatung, Reklamationsmanagement
- Nachhaltigkeit, Ressourcen- und Energieeffizienz
- Green Events
- Digitale Tools und Anwendungen
- Datenschutz und Datensicherheit
- Planungssoftware, Simulationssoftware
- Zeitmanagement
Weiterbildungseinrichtungen wie z. B. das Berufsförderungsinstitut (BFI) und das Wirtschaftsförderungsinstitut (WIFI) bieten zahlreiche Seminare und Lehrgänge für relevante Themenbereiche an. Darüber hinaus gibt es aber auch auf Event- und Veranstaltungsmanagement spezialisierte Weiterbildungseinrichtungen.
Verschiedene Fachhochschul- und Universitätslehrgänge bieten ebenfalls eine gute Gelegenheit sich weiterzubilden und höher zu qualifizieren. Außerdem besteht die Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Höherqualifizierung in Form eines Bachelor- oder Masterstudiums, bzw. (falls man bereits ein abgeschlossenes Studium hat) in Form eines Zweitstudiums.
Nach mehrjähriger beruflicher Erfahrung und Zusatzqualifikationen können Event-Manager*innen zu Teamleiter*innen oder Projektleiter*innen aufsteigen und übernehmen als solche die Gesamtverantwortung für Events und führen als solche Mitarbeiter*innen und Teams.