Wie werde ich Betriebsdienstleistungskaufmann*frau?
Betriebsdienstleister*innen sind in kaufmännisch-administrativen Aufgabenfelder der Haus- und Betriebswirtschaft tätig. Sie arbeiten z. B. in Altenheimen, Krankenhäusern, Jugendheimen oder in Tourismusbetrieben wie Hotels, Pensionen oder Wellness-Centern. Als umsichtige Manager*innen sind sie für das Wohlbefinden der Kundinnen und Kunden zuständig. Sie sorgen für die reibungslose Zusammenarbeit und Koordination der betrieblichen Bereiche wie z. B. Lager, Küche/Kantine (Gastronomie), Zimmerservice und Raumreinigung. Sie arbeiten im Team mit verschiedenen Fach- und Hilfskräften bzw. betrieblichen Mitarbeiter*innen wie z. B. Küchenpersonal oder Pflegepersonal.
Arbeiten als Betriebsdienstleistungskaufmann*frau
Arbeitsumfeld
Betriebsdienstleister*innen sind vorwiegend in der Tourismusbranche, in Betrieben des Sozial- und Gesundheitswesens (z. B. Alten- und Pflegeheime, Jugendheime, Jugendherbergen, Krankenhäuser, Rehab-Zentren und dergleichen) und im Bildungs- und Trainingsbereich (Seminaranbieter, Weiterbildungsanbieter) tätig. Ihre Aufgabenfelder sind breit gestreut und reichen von kaufmännischen Tätigkeiten (wie Buchhaltung, Personalwirtschaft, Controlling), über Arbeiten im Bereich der Warenwirtschaft (Einkauf), der Lagerhaltung (Vorratshaltung für Lebensmittel, div. Verbrauchsmaterialien) bis hin zur Hausbetreuung (Gestaltung und Pflege von Räumen wie Hotel- oder Krankenhauszimmer).
Betriebsdienstleister*innen sorgen dafür, dass organisatorisch alles glatt läuft, d. h. sie bestellen Waren (z. B. Nahrungsmittel, Getränke, Wäsche- und Gebrauchsmittel), kontrollieren regelmäßig den Bestand und führen Reklamationen durch. Speziell im Bereich der Lebensmittelbeschaffung kommt ihnen eine wichtige Aufgabe zu. Hier sind sie für die Organisation und Umsetzung wichtiger Hygienevorschriften zur Vermeidung von gesundheitlichen Gefährdungen durch Lebensmittel zuständig.
Weiters veranlassen sie Reparaturen, Instandhaltungsarbeiten und Reinigungsarbeiten. Sie sind aber auch für Personaleinsatzpläne bzw. Personaldienstpläne oder die rechtzeitige Buchung von Seminar- und Besprechungsräumen zuständig. Betriebsdienstleister*innen sind sozusagen die Profis hinter den Kulissen und sorgen mit ihrer kaufmännischen, organisatorischen und administrativen Arbeit ebenso für das menschliche Wohlbefinden der Gäste, Bewohner*innen oder Kundinnen/Kunden, wie ihrer Kolleginnen/Kollegen, die in direktem Kontakt mit diesen stehen.
Aufgaben
Warenbeschaffung und Lagerung:
- Warenbedarf ermitteln und Bestellungen durchführen
- Lieferungen kontrollieren
- mit Lieferanten verhandeln
- Waren richtig lagern
Hausbetreuung:
- Gestaltung und Dekoration der Räume planen und organisieren
- Pläne für Reinigungsarbeiten erstellen
- Personal einteilen
- Reparaturen veranlassen und überwachen
Umgang mit Gästen, Bewohner*innen bzw. Kundinnen/Kunden:
- Gäste, Bewohner*innen bzw. Kundinnen/Kunden richtig beraten und betreuen
- Wünsche ermitteln, mit Beschwerden richtig umgehen
Büro:
- Geschäftsbriefe und E-Mails verfassen
- Angebote erstellen, Rechnungen ausstellen und Zahlungen abwickeln
- Präsentationen erstellen
Arbeitsmittel und Ausrüstung
Betriebsdienstleister*innen arbeiten mit Computer und Bürokommunikationsgeräten wie z. B. Mobiltelefon, Telefon, Drucker, Kopierer. Sie führen Lagerdatenbanken, Bestellverzeichnisse, Speisepläne, aber auch Personaldienstpläne, Zimmerbelegungspläne usw. und verwenden die dafür notwendige Software. Bei der Annahme von Lieferungen hantieren sie mit Waren für Küche, Büro und alle anderen betrieblichen Bereiche.
Bei ihrer Arbeit kommen sie sowohl mit Kolleginnen/Kollegen aus allen möglichen Bereichen, als auch mit Kundinnen/Kunden bzw. Gästen oder Patientinnen/Patienten in Kontakt. Dabei ist vor allem sicheres und kompetentes Auftreten sowie Freundlichkeit gefragt.
Benötigte Fähigkeiten
Spezielle Software-KenntnisseDatensicherheit & DatenschutzKreativitätAusgeprägte BeobachtungsgabeDeutschkenntnisse (für Deutschland, Österreich und die Schweiz)Wirtschaftliches VerständnisOffenheitKommunikationsfähigkeitKontaktfreudigkeitKundenorientierungBegeisterungSozialkompetenzAufmerksamkeitSelbstständigkeitFlexibilitätFreundlichkeitSelbstbewusstseinGepflegtes ErscheinungsbildHygienebewusstseinKoordinationsfähigkeitOrganisationsfähigkeitFachkenntnisse im UnternehmensrechtAus- & Weiterbildung
Ausbildung und Voraussetzungen
Betriebsdienstleister*innen sind vorwiegend in der Tourismusbranche, in Betrieben des Sozial- und Gesundheitswesens (z. B. Alten- und Pflegeheime, Jugendheime, Jugendherbergen, Krankenhäuser, Rehab-Zentren und dergleichen) und im Bildungs- und Trainingsbereich (Seminaranbieter, Weiterbildungsanbieter) tätig. Ihre Aufgabenfelder sind breit gestreut und reichen von kaufmännischen Tätigkeiten (wie Buchhaltung, Personalwirtschaft, Controlling), über Arbeiten im Bereich der Warenwirtschaft (Einkauf), der Lagerhaltung (Vorratshaltung für Lebensmittel, div. Verbrauchsmaterialien) bis hin zur Hausbetreuung (Gestaltung und Pflege von Räumen wie Hotel- oder Krankenhauszimmer).
Wichtige Ausbildungsinhalte:
- Betriebswirtschaft
- Management, Betriebsführung
- Betriebsdienstleistung
- Buchhaltung, Rechnungswesen, Controlling
- Kalkulation und Kostenrechnung
- Personalrechnung, Personalmanagement
- Planung und Organisation
- betriebliche Softwareprogramme (Textverarbeitung, Buchhaltungsprogramme)
- Fremdsprachen
Weiterbildung und Spezialisierungen
Betriebsdienstleister*innen sind beruflich immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Voraussetzung für Erfolg in diesem Beruf ist es, immer auf dem neuesten Stand der Entwicklung zu bleiben und das Fachwissen, die Methodenkompetenzen und sozialen Kompetenzen laufend zu ergänzen und weiter zu entwickeln.
Weiterbildungseinrichtungen wie z. B. das Berufsförderungsinstitut (bfi) und das Wirtschaftsförderungsinstitut (WIFI) führen für viele Tätigkeitsbereiche der Betriebsdienstleister*innen Weiterbildungskurse und Lehrgänge durch. Darüber hinaus bieten zahlreiche private Weiterbildungsanbieter facheinschlägige kaufmännische Weiterbildungsmöglichkeiten an.
In größeren Betrieben werden für Mitarbeiter*innen zur kaufmännischen Weiterbildung auch innerbetriebliche Kurse, Seminare und Schulungen durchgeführt.
Möglichkeiten zur beruflichen Höherqualifizierung bieten Vorbereitungs- und Aufbaulehrgänge für Berufstätige an berufsbildenden höheren Schulen, insb. Handelsakademine. Mit dem Abschluss eines Aufbaulehrganges (3 Jahre) ist neben einer höheren Fachqualifikation außerdem die Matura verbunden, die ein Studium an Fachhochschulen und Universitäten ermöglicht.
Studium ohne Matura:
Für ein Studium an einer Fachhochschule, Universität oder Pädagogischen Hochschulen ist normalerweise die Matura einer Allgemeinbildenden (AHS) oder Berufsbildenden Höheren Schule (BHS) erforderlich.
Es bestehen aber auch andere Zugangsmöglichkeiten:
- Berufsreifeprüfung (Lehre mit Matura): Die Berufsreifeprüfung, die du bereits während deiner Lehrzeit beginnen kannst, ist eine vollwertige Matura, mit der du uneingeschränkten Zugang zum Studium hast.
- Studienberechtigungsprüfung: Die Studienberechtigungsprüfung kannst du vor Beginn eines Studiums ablegen. Sie ermöglicht den Zugang zu einem bestimmten Studium.
- ohne Matura mit Berufsausbildung und Berufserfahrung: Fachhochschulen bieten außerdem meist die Möglichkeit mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung (insb. Lehre oder Berufsbildender Mittlerer Schule (BMS)) und mehrjähriger Berufserfahrung auch ohne Matura ein facheinschlägiges (d. h. mit der Berufsausbildung fachlich verwandtes) Bachelorstudien zu beginnen. Meist müssen dazu einzelne Zusatzprüfungen absolviert werden.