Projektmanagement für Freelancer: So bleibst du organisiert

Projektmanagement ist erstmal besonders eines: sehr theoretisch. So habe ich es zumindest in meinem Studium kennengelernt. Aber keine Angst! Wir sprechen hier nicht über den genauen Ablauf von Projektcontrolling oder -koordination. Und auch nicht darüber, wie man es am besten und ausführlichsten dokumentiert.

Vielmehr – so finde ich – können bestimmte Herangehensweisen aus dem Projektmanagement helfen, sich besser zu organisieren. Zumindest so gut, dass dein Schreibtisch nicht so aussieht, wie der auf unserem Headerfoto.

Während in Unternehmen oft eigene Projektmanager beschäftigen, bist du als Freelancer auf dich alleine gestellt. Gerade zu Beginn – bei der Annahme eines Auftrags – kann das ganz schön großen Zeitdruck bedeuten. Entscheidest du zu schnell, verpflichtest du dich vielleicht für einen Job, der dann viel aufwendiger ist als gedacht. Bist du zu langsam, wird dir ein möglicherweise lukrativer Auftrag von der Konkurrenz weggeschnappt.

Die folgenden 2 Methoden helfen dir, gerade zu Beginn den Überblick zu behalten. So entscheidest du dich nicht nur für die richtigen Kunden, sondern kannst dich mit ihnen auch besser abstimmen. Und einer langfristigen Zusammenarbeit steht nichts mehr im Weg.

1. Der Projektzieleplan

Der wichtigste Schritt ist es meiner Meinung nach, die Ziele eines Auftrags genau festzuhalten. Um dir einen ersten Überblick zu verschaffen, kannst du diesen Zieleplan auch als Mindmap anlegen. Nimm einfach ein Blatt Papier und los gehts.

Wichtig sind dabei nicht nur die Hauptziele, sondern vor allem die sogenannten Nicht-Ziele. Außerdem gibt es noch Zusatzziele, die ebenfalls eine Rolle spielen können, ob du einen Auftrag annehmen solltest oder nicht. Doch was bringt dir das überhaupt?

Die Hauptziele

Hauptziele sind jene Ziele, die erreicht werden müssen, damit ein Job erfolgreich abgeschlossen werden kann. Als Freelancer wirst du wahrscheinlich keine Projekte übernehmen, die viele verschiedene Skills beanspruchen. Eher nimmst du spezialisierte Aufträge an, bei denen die Hauptziele meistens leicht heraus zu filtern sind. Wenn du Grafikerin bist und ein Logo erstellen sollst, ist das Design dieses Logos zum Beispiel das Hauptziel. Bist du Webentwickler, ist die technische Umsetzung einer Website dein Auftrag. Das hier ist also keine große Kunst und wahrscheinlich sowieso Teil deines Freelance Alltags.

Die Zusatzziele

Die Zusatzziele sind da schon interessanter. Dabei kannst du dich fragen, welche Benefits der Auftrag dir bringt, die nicht direkt für den Erfolg eines Jobs ausschlaggebend sind. Um bei unseren Beispielen zu bleiben: Unsere Grafikerin designt vielleicht ein Logo für ein Museum oder eine Universität. Das kann sie sich natürlich in ihr Portfolio schreiben und dementsprechend stolz drauf sein. Aber auch die Aneignung von spezialisiertem Wissen kann ein Benefit sein, den du bei späteren Jobs verwerten kannst. Unser Webentwickler programmiert zum Beispiel einen Webshop. Bei seinem nächsten Webshop weiß er schon, was genau zu tun ist und wird schneller und effektiver arbeiten. Außerdem kann er möglicherweise Teile seines Codes weiterverwenden.

Wenn ein Job zum Beispiel weniger gut bezahlt ist, dann können solche Benefits oder Zusatzziele oft ausschlaggebend sein, diesen Job trotzdem anzunehmen. Oder auch, ähnliche Jobs in Zukunft nicht mehr anzunehmen, wenn der erwartete Mehrwert ausbleibt.

Die Nicht-Ziele

Interessant wird es bei den Nicht-Zielen. Die werden nämlich ganz gerne in der Planung vergessen. Nicht-Ziele sind all jene Dinge, die der Kunde vielleicht als inbegriffen annehmen könnte, die aber keinesfalls besprochen wurden. Unser Entwickler liefert die technische Umsetzung eines Webshops ab. Die Firma allerdings erwartet, dass der Webshop dann gleich alle Produkte enthält, die verkauft werden sollen. Die Daten zu übertragen war allerdings nicht ausgemacht. Jetzt muss entweder der Entwickler in den sauren Apfel beißen und die Daten noch einbinden. Oder er riskiert, den Kunden unzufrieden zu entlassen. Keine gute Basis für eine langzeitige Zusammenarbeit.

Ähnlich ergeht es unserer Grafikerin, die nach dem Logodesign vielleicht damit konfrontiert wird, dass je nach Publikationsmedium unterschiedliche Ausführungen von ihr erwartet werden.

2. Der Projektablaufplan

Falls ein Job neu für dich ist, empfehle ich dir, in den Ablaufplan ein wenig mehr Arbeit reinzustecken. So kannst du dir schnell einen realistischen zeitlichen und inhaltlichen Überblick über eine Aufgabe verschaffen. Als Basis dafür kannst du den oben erstellten Zieleplan hernehmen.

Aufgaben erfassen

Zunächst also schlüssle deine Aufgaben in einzelne Tasks auf. Wenn es dein Ziel ist, ein Logo zu entwerfen, plane Entwurfphasen aber auch Änderungen nach Feedback ein. Hier kommt alles rein, wofür du Zeit brauchst. Dazu gehört auch, am Anfang ein Abstimmungsmeeting abzuhalten oder im Nachhinein die Rechnung auszustellen. Im Projektmanagement nennt man diese Art von Auflistung auch Projektstruktur.

Eine gute Idee ist es auch, sogenannte „Meilensteine“ einzubauen. Meilensteine stehen jeweils am Anfang oder am Ende einer Aufgabe und dienen dazu, den Fortschritt zu messen. Ich persönlich verwende sie hauptsächlich zur Motivation. Ähnlich wie bei To-Do-Listen. Da ist es auch motivierend, ein Häkchen vor eine erledigte Aufgabe zu setzen, oder?

Zeitlich planen

Dann schaust du dir in einem zweiten Schritt die Zeit an, die du für die einzelnen Aufgaben brauchst. Nimm auch einen Kalender bei deiner Planung dazu, damit du nicht versehentlich Geburtstage oder Familienfeiern vergisst. Wenn du professionell arbeiten möchtest, kannst du dir das Ganze als Balkendiagramm aufzeichnen. Gerade dieses Visualisieren hilft oft, zeitliche Engpässe zu erkennen oder Überschneidungen von Aufgaben sinnvoll zu planen.

Alle deine Pläne kannst du natürlich laufend anpassen. So bekommst du mit der Zeit eine realistische Einschätzung, wie viel Zeit du für welche Aufgabe durchschnittlich brauchst. Damit hast du eine gute Ausgangsbasis dafür, deine Ressourcen einzuteilen und den Preis für eine Dienstleistung zu berechnen.

Arbeitszeit aufteilen

Die tatsächliche Arbeitszeit variiert je nach Freelancer natürlich stark. Sie hängt davon ab, wie viel Erfahrung und Wissen du hast, aber auch davon, viele Stunden du pro Tag arbeiten möchtest bzw. kannst. Hier tendieren die meisten Menschen dazu, sich zu überschätzen. Im Projektmanagement rechnet man daher nicht in Arbeitsstunden, sondern in Personalstunden. Eine Personalstunde ist dementsprechend eine Stunde reine Arbeitszeit, während Arbeitsstunden auch Dinge wie Kaffee holen oder Mails beantworten mit einberechnen.

Statistisch gesehen arbeiten Angestellte etwa 60 bis 80 Prozent ihrer Zeit tatsächlich an ihren (operativen) Aufgaben. Die restliche Zeit – für die sie natürlich auch bezahlt werden – sitzen sie in Meetings, machen Raucherpausen oder schreiben Mails. Du als Freelancer wirst für diese „Arbeitspausen“ nicht bezahlt. Da du allerdings genauso wenig konzentriert acht Stunden durcharbeiten kannst, plane auch für deine Arbeitszeit ein wenig Leerlaufzeit ein. Und gestalte dementsprechend die Deadlines und Preise für deine Dienstleistungen.

Du findest freelancen cool, weißt aber nicht, ob diese Form der Beschäftigung tatsächlich was für dich ist? Dann lies hier unseren Beitrag über Selbstständigkeit versus Angestelltenverhältnis. Wenn du dich allerdings schon dafür entschieden hast, findest du hier 5 Freelance Fehler, die du besser nicht machen solltest. Oder du möchtest gleich dein eigenes Unternehmen gründen? Dann haben wir hier 3 Tipps für deine Unternehmensgründung.

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