5 Tipps für mehr Produktivität am Arbeitsplatz

Wir verraten dir 5 Tipps, wie du es schaffen kannst, am Arbeitsplatz produktiver zu sein.

1. Sage auch mal „Nein“

Gerade wenn es um den Chef oder den Lieblingskollegen geht, kann das manchmal sehr schwierig sein. Dennoch ist es wichtig auch manchmal „Nein“ zu sagen. Du kannst dich schließlich auch nicht vierteilen und wenn deine Prio-Liste voll ist, dann ist sie eben voll. Das muss auch dein berufliches Umfeld akzeptieren lernen.

Viele Menschen geraten in Burnouts, weil sie die alarmierenden Zeichen der Überlastung nicht rechtzeitig erkennen oder schlicht ignorieren. Damit es gar nicht erst soweit kommt, empfiehlt es sich gewisse Tasks abzulehnen, wenn dafür keine Ressourcen mehr übrig sind. Vielleicht weiß dein Vorgesetzter ja auch gar nicht, dass du seit Monaten überlastet bist und in Arbeit untergehst?

Setzt euch in einem Vier-Augen-Gespräch zusammen und sprecht über deine Kapazitäten. Wichtig ist hier besonders, dass du erklärst warum du gewisse Aufgaben nicht übernehmen kannst. Es sollte nicht der fälschliche Eindruck entstehen, dass du dich vor unangenehmen Tätigkeiten drücken möchtest. Sondern klar werden, dass ihr in eurem Team vielleicht dringend personelle Unterstützung benötigt.

2. Stelle „Last Minute“-Tasks in Frage

Manchmal gibt es einfach unerwartet etwas Wichtiges zu erledigen und das ist auch in Ordnung so. Wenn es in deiner Firma aber mittlerweile Gang und Gebe ist, dass Aufgabenstellungen mit hoher Priorität immer in letzter Minute eintreffen und noch am selben Tag erledigt werden müssen, solltest du dies einmal hinterfragen. Warum ist das so und was könnte man dagegen tun?

Viele dieser „Last-Minute“-Tasks lassen sich nämlich mit einer guten Planung vermeiden. Vielleicht müssen die Rahmenbedingungen dafür geändert oder die Arbeitsweisen neu überdacht werden, aber das ist es in jedem Fall wert. Denn schließlich arbeitet niemand gerne unter immensem Zeitdruck oder mag das Gefühl wegen Zeitmangels etwas aus dem Ärmel schütteln zu müssen.

Wenn ihr die Thematik langfristig in den Griff bekommt, entsteht dadurch auch ein Vorteil für deinen Arbeitgeber: Denn wenn man für die Arbeit Zeit und Ruhe hat, dann resultieren daraus auch wesentlich bessere Ergebnisse. Aufgaben, die in Hektik erledigt werden, strotzen oftmals vor Ungenauigkeit und ärgerlichen Fehlern, die durch ein strukturiertes Vorgehen und eine bessere Planung vermieden werden können.

3. Lass dich nicht aus deinem Arbeitsfluss reißen

Du bist gerade sehr produktiv und sitzt an einem wichtigen Task. Plötzlich rauscht dein Kollege ins Zimmer, der dir etwas mitteilen möchte oder dringend deine Hilfe in einer bestimmten Angelegenheit benötigt? Schon ist deine Konzentration und der relevante Einfall, den du eben noch im Kopf hattest dahin!

Vor allem wenn du in einem Mehrraum-Büro sitzt, musst du lernen den anderen zu kommunizieren, wenn du gerade fokussiert an etwas arbeitest. Am besten ihr stellt hier klare Regeln auf. „Silent Working Hours“, also fix festgelegte Stunden, in denen jeder konzentriert seiner Arbeit nachgehen kann, sind beispielsweise eine gute Maßnahme.

Falls du es gar nicht schaffen solltest, dich in der Arbeit zu konzentrieren, kannst du bei deinem Vorgesetzten den Wunsch nach Home Office ansprechen. Viele Tätigkeitsbereiche, gerade im kreativen Bereich, erfordern eine ruhige Umgebung, in welcher sich Ideen entfalten können.

Vielleicht ist dein Arbeitgeber deinem Vorschlag gegenüber anfangs eher skeptisch eingestellt, weil er in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen gemacht hat. Merkt er jedoch welche guten Leistungen du in einem ruhigen Arbeitsumfeld erzielst, wird er dir auch zukünftig das nötige Vertrauen schenken.

4. Bereite dem Meeting-Marathon ein Ende

Wenn du täglich nur von einem Meeting ins nächste hetzt und kaum noch zum operativen Arbeiten kommst, solltest du eure Meeting-Kultur überdenken. Lass dir nicht blind jedes Meeting von Kollegen in deinen Kalender eintragen. Frage im Vorhinein nach, ob man gewisse Themenblöcke vielleicht zusammenlegen könnte oder ob in diesem Gebiet wirklich deine Anwesenheit gefragt ist.

Manches mal trifft man in seiner Karrierelaufbahn auf Kollegen, die einen „nur sicherheitshalber“ zu Meetings einladen. Das führt dazu, dass man sich nach einer Stunde dann oftmals fragt, was man überhaupt in diesem Meeting verloren hat. Durch gezieltes Nachfragen im Vorhinein, kannst du sinnlos vergeudete Arbeitszeit vermeiden und stattdessen produktiv an deinen eigenen Tasks arbeiten.

5. Gönn dir die Erholung, die du brauchst

Durch das Smartphone ist die Möglichkeit der ständigen Erreichbarkeit entstanden. Dadurch fühlen sich viele Personen auch in ihrer Freizeit verpflichtet die Firmen-E-Mails auf dem Handy zu beantworten, berufliche Anrufe entgegen zu nehmen oder stets auf Abruf bereit zu stehen. Vorausgesetzt du hast in deinem Beruf Bereitschaftsdienst vereinbart, solltest du deine Freizeit auch wie Freizeit nutzen. Weder deine Firma, noch deine Familie oder du selbst haben längerfristig gesehen etwas davon, wenn du an Wochenenden oder im Urlaub nur am Firmenhandy hängst und vollkommen erledigt am Montag ins Büro zurückkehrst. Erholung ist wichtig um danach wieder mit voller Produktivität durchstarten zu können. Wer sich niemals eine Pause gönnt, wird über kurz oder lang kaum noch produktiv sein können.

Übrigens kann auch die Tatsache auf Abruf bereit zu stehen, schon Stress im Körper freisetzen. Wobei stets zwischen positivem und negativem Stress unterschieden werden muss. Dabei wird Stress von Person zu Person sehr unterschiedlich empfunden. Die einen spornt der Zeitdruck an, die anderen gehen körperlich daran zu Grunde. Schlussendlich muss jeder für sich selbst die richtige Work-Life-Balance finden.

Wenn du zu jenen Personen zählst, die stark unter Stress leiden und es nicht schaffst in Erholungsphasen abzuschalten, solltest du gewisse Regeln für dich selbst aufzustellen. Drehe beispielsweise dein Firmenhandy abends oder im Urlaub vollständig ab und definiere eine Uhrzeit, ab welcher du keine E-Mails mehr beantwortest. Widme deine ungeteilte Aufmerksamkeit in deiner Freizeit jenen, die sie verdienen: Deine Familie, deine Freunde und nicht zuletzt, dir selbst.

Tim Ferriss hat übrigens eine Liste von „9 Angewohnheiten, die man vermeiden sollte“ (The Not-To-Do-List: 9 Habits to Stop Now) um produktiver zu arbeiten zusammengestellt und dabei weitere schlechte Angewohnheiten aufgezählt, die man möglichst abstellen sollte.

Wenn du grundsätzlich das Gefühl hast, dass du dich mehr mit deinem Smartphone als mit deinen Mitmenschen beschäftigst und daran etwas ändern willst, lies dir doch unsere Tipps durch, wie der digitale Entzug gelingt!